吉首大学文件

吉大发〔2013〕24号

吉 首 大 学

关于印发《吉首大学学术交流活动

及经费管理办法》的通知

各学院、直属单位、校部机关各单位：

《吉首大学学术交流活动及经费管理办法（试行）》经学校党政联席会议通过，现印发给你们，请遵照执行。

吉首大学

2013年5月17日

吉首大学学术交流活动及经费管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为了提高我校的学术知名度，活跃学术思想，营造良好的学术氛围，拓宽学术交流渠道，促使我校的学术交流活动及经费管理向规范化、制度化发展，结合学校实际制定本管理办法。

第二条学校鼓励各二级单位邀请国内外知名专家（含国家自科基金、国家社科基金会评专家）来我校从事各类学术交流活动。

第三条学校鼓励各二级单位以吉首大学的名义主办、承办或协办与学校学科建设相关的各类国际性、全国性、省级学术会议。

第四条鼓励教师以团体或个人名义参加经有关部门批准并注册的各类学术组织。

第五条鼓励我校教师及研究生积极参加国内外召开的与学校学科建设相关的各类学术会议。

第六条学校学术交流的归口管理单位是科技处，负责审定拟举办各类会议的名称、议题、必要性、可行性、经费预算，对文章及发言内容的保密等提出要求。学校宣传部负责会议名称、议题、论文及发言内容的政治审查。

第二章学术交流活动的定义及范围

第七条本办法所确定的学术交流活动范围是：

(一)由我校主办或承办的与学校学科建设相关的国际性、全国性或省级学术会议；

(二)我校教职工参加在国内和国（境）外举办的与学校学科建设相关的各类学术会议；

(三)我校邀请国内外知名专家来我校进行学术交流活动。

第八条各类学术交流活动定义：

(一)国际性学术会议：包括在国内外举行、有两国（包括港、澳、台）以上专家学者参加，与会人数在50人以上，与会国(境)外专家、学者占总与会人数10%以上的学术会议；

(二)全国性学术会议：指由中央和国务院有关部门或全国性学术团体在本国举行，只有本国或少数国（境）外专家学者参加的学术会议；

(三)聘请专家学术讲座：指邀请校外专家学者来我校进行传播科学研究与应用发展的新理论、新方法等信息的学术性交流，包括学术报告。教学类、辅导类、指导类内容不纳入学术讲座范围管理。

第三章学术交流活动管理

第九条凡是学校组织召开的学术会议均由学科归属的相关院、部（所）承办，由科技处等相关职能部门协办。

第十条凡是以学校名义主办或承办的国际性学术会议、全国性或省级学术会议，相关院、部（所）须提前至少三个月向科技处提交《吉首大学各类学术会议申办报告》（提纲见附件1），经校长办公会议研究决定后，由科技处配合申请单位做好协调工作。

第十一条承办单位必须成立会议工作组、组委会和学术委员会。工作组由申请单位行政主要负责人任组长，校办、科技处、国际交流与港澳台办公室和宣传部等相关职能部门参加。

第十二条承办单位在会议结束后一个月内，需提交会议总结报告（提纲见附件2）至校办和科技处，并将全套资料（包括纸质资料、图片、声像及其他电子文档等）报送学校档案馆，以便立卷、归档。

第十三条学校提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的校内单位积极向校外单位和组织争取、筹措会议所需经费，筹措到的会议经费应专款专用，由财务处按照学校财务制度进行管理。

第十四条 邀请国内外知名专家学者到我校进行学术交流或学术讲座，相关院、部（所）原则上须提前一个月填报《吉首大学学术交流申报表》（附件3）提交科技处审核。鼓励与外单位合作邀请国内外专家学者讲学。活动结束后，承办单位须及时向科技处提交500字以上的活动综述。

第十五条我校专家、学者参加校外学术会议，须向所在院、部（所）提交书面申请、参会论文或论文入选通知等材料，经批准后参会。会议结束后参会人员须在所属单位或在适当范围内汇报学术会议的收获及学术交流情况或举办相关学术报告会并及时向科技处提交500字以上的会议综述及有关会议资料(包括音、像资料)。

第四章经费管理

第十六条学术交流活动经费由科技处根据上年度经费使用情况及本年度预计开展的学术活动向学校编制预算，经批准后由学校下达预算计划。学校原则上不再资助国家和省级平台（省级及以上重点学科、省级重点实验室、省级重点研究基地、国家和省级教学团队和科技创新团队、国家和省级特色专业、产学研示范基地、国家和省级教学示范基地、省级研究生创新基地等）的学术交流费用（可从平台建设经费支出）。

第十七条学术会议经费采用承办单位筹资和学校资助相结合的方式，会议应收取会务费，会议代表往返交通费及会议期间住宿费自理，需要学校安排的会议代表费用应单独预算。学校资助经费额度视会议规模和实际预算需求决定，超预算范围的开支由承办单位自行解决。

第十八条邀请国内、外国（籍）知名专家做学术报告，学校根据专家学术水平和知名度支付讲座酬金，讲座酬金不超过5000元/人次，其它费用均由院、部（所）自行解决。邀请院士等特殊情况所需开支需向科技处提出申请，由学校分管领导审批。

第十九条我校学者、研究生应持会议通知、会议论文宣读通知等有效证明申请学校学术交流经费资助参加国际、国内学术会议。补助不超过如下标准（研究生减半），凭相应票据报销。

(一)参加省外举办的国际、国内学术会议补助2000元/人次；

(二)参加国外举办的国际学术会议补助10000元/人次。

第二十条凡在我校举办的各类学术交流活动，必须坚持勤俭节约原则，接待标准按照国家与学校有关文件执行。

第五章附则

第二十一条本规定自颁布之日起实施。

第二十二条各单位每年受资助不超过5人次，个人每年不超过1次。

第二十三条本规定由科技处负责解释并适时修订。

附件：1、吉首大学各类学术会议申办报告提纲

2、吉首大学各类学术会议总结报告提纲

3、吉首大学学术交流申报表

附件1

吉首大学各类学术会议申办报告提纲

1、会议基本情况：会议名称、主题，主办、承办、协办单位等；

2、会议背景材料：包括会议主题、所属领域近期研究状况、本次会议目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等；

3、会议时间、地点、初步日程；

4、政府主管部门(或学会、研究会)或委托单位的批文附件；会议主办、协办和承办方情况简介（含赞助机构和个人），包括国（境）外机构或个人的情况简介；

5、会议组织机构：会议组委会、学术委员会及工作组成员建议名单；

6、会议规模、中外代表人数、重要代表名单（单位、职务、学术头衔）；

7、是否有外国现职副部级以上人士、外国前国家领导人、非建交国家人士、特殊背景人士、港澳官方人员、台湾人士以及诺贝尔奖获得者等国际知名学者；

8、经费预算及来源；

9、相关国际、国内组织的委托书（英文需译成中文）。

附件2

吉首大学各类学术会议总结报告提纲

1、会议名称、举办时间、举办地点、会议议题；主办、协办、承办和赞助单位；与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方人数）；收到的中、外论文数；会议水平评价、收获和成果；通过会议反映出来的我校在该学科领域的水平和国内外水平的差距、存在的问题和建议等；经费使用情况；

2、会议组委会、学术委员会和工作组名单；

3、各轮会议通知；

4、会议秩序册（含学术会议日程、学术考察等）；

5、会议论文集及有关会议资料(包括音、像资料)；

6、会议代表通讯录（包括姓名、性别、国别、职称、电子邮件、电话、传真、通讯地址）。
附件3

吉首大学学术交流申报表

吉首大学校长办公室2013年5月17日印发