第一章 总则

第一条为加强和规范学校会议费管理，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据国家和湖南省有关会议费管理文件规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于学校及其所属各二级单位（含项目或课题组）在中国境内举办、承办或联办的各类会议。

第三条学校各单位召开会议应当严格落实中央八项规定精神和各项纪律要求，坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议会期及规模，规范会议费管理。

第二章 会议管理与审批

第四条会议实行分类管理，根据会议内容和性质分为业务类会议、管理类会议和国际性会议。

（一）业务类会议是指因教学、科研、学科建设业务需要举办或承办的国内业务性会议以及承办的行业协会（学会）会议，包括学术论坛、研讨会、咨询会、论证会、结题与验收会、评审会、答辩会等。

（二）国际性会议是指在国内举办或承办有两国（包括港、澳、台）以上专家学者参加，与会人数在50 人以上，与会国(境)外专家、学者占总与会人数10%以上的各种会议。

（三）管理类会议是指除业务类会议和国际性会议之外的其他国内会议，包括工作研讨会、经验交流会、业务培训会、座谈会等。

各类会议举办经费由与会议关联的专项业务费列支。

第五条管理类会议会期一般不得超过3天（包括会议报到和离会时间），会议代表原则上控制在100人以内（法定会议人数除外），工作人员控制在会议代表的10%以内；业务类会议按照会议内容合理确定会议会期、规模，并合理控制工作人员数量，注重会议质量，提高会议效率。

第六条实行会议审批制度，举办会议的单位应提前报批。审批规定如下：

（一）各学院（部）、研究机构、项目（课题）组根据学科发展、教学、科研等工作的实际需要举办或承办的业务类会议报二级单位负责人审批。

（二）使用科研经费举办的国内业务会议，2万元以下由项目负责人审批；2万元及以上由项目负责人签批后报科研管理部门审批。

（三）涉及哲学社会科学的业务类会议，无论经费来源和规模大小，均需学校宣传部和社科处审批。

（四）各学院（部）、研究机构举办或承办的管理类会议报分工联系校领导审批。

（五）机关部门、直属单位举办或承办的管理类会议报分管校领导审批。

（六）各单位举办或承办的国际性会议，应提前6个月办理申请，依次经业务主管部门负责人、分管校领导审批后，由学校国际交流与港澳台办公示，再报省外事侨务办（或港澳台办）审批。

第七条各单位应在报批会议时填写并提交《吉首大学会议审批及会议经费预算表》，列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、经费来源及费用明细等。受托承办会议或联合举办的，还应提供委托单位相关文件。

第八条国内会议应优先安排在学校内部会议室、报告厅、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的国内学术会议、国内管理会议原则上应安排在四星级以下（含四星级）宾馆或学校定点宾馆。

第九条会议不得到国家明令禁止的风景名胜区召开会议。参会人员以本地为主（超过50%为本地人员）的会议原则上应在本地召开。

第十条会议召开地参会人员和工作人员原则上不安排住宿。工作人员必须住会的除外。

第十一条会议发生的费用应遵守学校招投标管理和合同管理的相关规定和要求。

第三章会议开支范围、标准和报销管理

第十二条举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际性会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用等。其中交通费是指用于会议代表接送站、往返住地与会场的用车费、会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十三条会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，超出定额部分原则上不予报销。各类会议费综合定额标准如下：

会议费综合定额标准

单位:元/人.天

（一）综合定额中的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用。

（三）不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十四条管理类会议应严格执行会议费综合定额标准和开支范围，在综合定额内据实结算，超支部分不予报销。

第十五条对于业务类会议，下列费用纳入会议费开支范围，但可不计入会议费综合控制定额：

（一）会议邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，原则上按照相关规定由所在单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在会议费中列支。

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金、文献出版费。

（三）会议向参会学者、专家发放咨询费、讲课费等。

第十六条专家、学者咨询费、讲课费等发放标准，国家有规定的按国家规定标准发放，国家没有规定的，按学校相关规定标准发放。

第十七条 使用财政专项经费、中央财政科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第十八条委托其他单位承办会议，应签订书面委托合同（协议），会议费在其规定标准内报销。

第十九条与校外单位合作举办的国内会议，会议结束后，会议费如有结余，应及时转回学校，不得滞留在学校之外。

第二十条全部使用财政拨款举办的国内会议，不得再向参会单位或人员收取费用。使用多渠道资金举办的国内会议，其按照成本补偿的原则适当向参会人员收取的会议费或获得的赞助资金，应纳入学校财务核算，专款专用。收取会议费的标准应在会议费预算表内披露；有赞助收入的国内会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第二十一条　各单位应严格执行会议费开支标准。会议住宿用房以标准间为主，用餐安排自助餐或者工作餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒，不得安排宴请或组织会餐；会议期间不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。严禁在会议费中列支公务接待费等与会议无关的其他费用；严禁套取会议费设立“小金库”。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产。

国内管理会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果和茶歇；会议不统一配发笔、笔记本，确需配发文件袋的，应选用一次性纸质文件袋或简易塑料文件袋，严禁配发高档文件袋或公文包。

第二十二条小额零星开支以外的会议费支付，应当严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度执行，采用银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第二十三条 项目经费管理办法（或合同）中对会议费标准和报销有明确要求的按其相关管理办法执行，无明确要求的，按本办法执行。

第二十四条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议发生的所有支出按“一会一报”原则一次性集中报销。会议费报销时应当提供《吉首大学会议决算表》、会议审批文件、会议通知（包含会议议程）、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、会议服务合同（涉合同项目）等资料；委托其他单位承办会议事项的，还须提供委托协议（合同）等材料；在华国际性会议需提供上级主管部门批准办会的文件。财务部门要严格按规定审核会议费开支，对未按规定批准的会议，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第四章 监督与问责

第二十五条 会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任，各经费主管部门对使用相关经费举办的会议负有监管责任。各单位应当加强本单位会议活动和经费报销的内控管理，遵守有关财经法律法规和本办法规定，依法、依规据实报销会议费，并自觉接受学校等有关部门对会议活动及相关支出的监督检查。

第二十六条学校财务、审计、纪检监察等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销和支付是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人进行责任追究。

第二十七条违反本办法规定，有下列行为之一的，依照相关规定追究相关人员的纪律责任。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法行为的。

第五章 附 则

第二十八条校内召开各类涉密性封闭式评审会议，参照本办法管理类会议相关规定执行。校内召开全校性会议，且会期（不含报到）超过一天的，其跨校区参会代表在会议期间的费用参照本办法管理类会议相关规定执行。其他校内跨校区会议，参会人员在会议期间的费用按差旅费管理办法执行。各单位召开校内会议，应充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第二十九条本办法由财务处负责解释。

第三十条本办法自行文之日起执行。在执行中如与国家和上级主管部门的有关法律法规不符的，以国家和上级规定为准。

附件：1、吉首大学国内会议审批及会议支出预算表

2、吉首大学会议费支出决算表

附件1

吉首大学国内会议审批及会议支出预算表

主办（承办）单位：

校外协办单位：

会议经办人： 联系电话： 填报时间： 年 月 日

填表说明：①各单位应于会议召开前履行报批手续， 报销时须附本表原件。②与外埠单位联合举办会议的需提供项目任务书或预算书等相关材料。特殊事项需经经费管理部门审核后报分管校领导或院系联系校领导批准。业务性会议安排的专项业务考察须单列，对考察的必要性、行程安排、费用支出等作专项书面说明。③国际性会议按学校国际交流与/港澳台办要求填写申请表。

附件2

吉首大学会议费支出决算表

主办（承办）单位：

校外协办单位：

会议经办人： 联系电话： 填报时间： 年 月 日

填表说明： ①各单位会议结束后应在30天内到财务处办理报销手续。②会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销，不得分次拆零报销。